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Leseprobe Personalrat 01_2017

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eamtenrecht Digitalisierung von Personalakten Der Personalrat 1 | 2017 Ohne gesetzliche Ermächtigung dürfen private Dritte Personalakten nicht digitalisieren. Digitalisierung von Personalakten hindernisse Dritte dürfen derzeit Personalakten nicht digitalisieren. Das erlauben die Beamtengesetze der Länder nicht. In der Praxis führt das zu Schwierigkeiten. VON FRANK WIELAND Personalaktendaten können automatisiert verarbeitet werden. Das sehen die personalaktenrechtlichen Regelungen im Bundesbeamtengesetz (BBG) und den Landesbeamtengesetzen regelmäßig vor. Werden hierbei Datenverarbeitungsanlagen eingesetzt, müssen die genannten Daten in elektronisch verarbeitbarer – also digitaler – Form vorhanden sein. Personalakten sind in der Vergangenheit aber in Papierform geführt worden. Um die Akte als Ganzes automatisiert zu verarbeiten, müssen die Aktenbestandteile zunächst eingescannt und digitalisiert werden. Hier beginnen Probleme – nämlich für den Fall, dass Auftragnehmer außerhalb der Verwaltung hiermit beauftragt werden sollen. Das zeigt der zum schleswig-holsteinischen Landesbeamtengesetz (LBG SH) 32

Der Personalrat 1 | 2017 Digitalisierung von Personalakten beamtenrecht ergangene Beschluss des dortigen Oberverwaltungsgerichts. 1 Rechtlicher Ausgangspunkt: Besonderer Schutz der Personalaktendaten Die gebotene Fürsorge des Dienstherrn schließt ein, das Persönlichkeitsrecht des Beamten zu wahren – einschließlich seines Rechts auf informationelle Selbstbestimmung. Das bedeutet: Der Beamte oder die Beamtin hat die grundsätzliche Entscheidungsbefugnis darüber, wann und innerhalb welcher Grenzen persönliche Lebenssachverhalte ofenbart werden. 2 Die vertrauliche Behandlung von Personalakten ist insoweit aus Gründen des Persönlichkeitsrechts im Sinne des Art. 1 Abs. 1 Satz 2, Art. 2 Abs. 1 GG geboten. Die das Personalaktenrecht prägenden Grundsätze der Vertraulichkeit und der Zweckbindung ergeben sich nicht nur aus dem Persönlichkeitsrecht und der Fürsorgeplicht (vgl. §§ 78 BBG, 45 BeamtStG), sondern sind darüber hinaus spezialgesetzlich verankert. Für Bundesbeamte regelt § 106 Abs. 1 Satz 2 BBG, dass die Personalakte vertraulich zu behandeln ist. Für Landesbeamte regelt das einheitlich für sämtliche Landesbeamte geltende Beamtenstatusgesetz (BeamtStG) als Bundesgesetz in § 50 Satz 4 und 5 BeamtStG die das Personalaktenrecht rechtsprechung § 50 BeamtStG Für jede Beamtin und jeden Beamten ist eine Personalakte zu führen. Zur Personalakte gehören alle Unterlagen, die die Beamtin oder den Beamten betrefen, soweit sie mit dem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen (Personalaktendaten). Die Personalakte ist vertraulich zu behandeln. Personalaktendaten dürfen nur für Zwecke der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft verwendet werden, es sei denn, die Beamtin oder der Beamte willigt in die anderweitige Verwendung ein. Für Ausnahmefälle kann landesrechtlich eine von Satz 4 abweichende Verwendung vorgesehen werden. prägenden Grundsätze der Vertraulichkeit und der Zweckbindung. Entsprechende Regelungen inden sich auch in sämtlichen Landesbeamtengesetzen, vorliegend in § 85 Abs. 2 Satz 2 LBG SH. Dieser besondere Schutz der Personalaktendaten erfolgt dabei nicht nur im persönlich-privaten Interesse des Beamten, sondern auch im dienstlichen Interesse. Das Problem: Keine gesetzliche Ermächtigungs grundlage Eingrife in das allgemeine Persönlichkeitsrecht bedürfen zunächst einer formellen gesetzlichen Grundlage. 3 Liegt diese vor, muss in einem zweiten Schritt geprüft werden, ob der Eingrif verhältnismäßig und daher zu rechtfertigen ist. Dabei ist die Sphärentheorie zu berücksichtigen. Hierbei treten Probleme auf. Sie beginnen bei der Existenz einer Ermächtigungsgrundlage für die Herausgabe von Personalaktendaten an einen privaten Unterauftragnehmer. Im konkreten Fall ging es um ein Scanzentrum. Nicht nur in Schleswig Holstein, sondern auch in zahlreichen anderen Landesbeamtengesetzen ist zwar die elektronische Führung der ganzen Personalakte oder von Teilen von Personalakten geregelt (im vorliegenden Fall in § 85 Abs. 2 Satz 2 und § 92 LBG SH). Der Gesetzgeber hat sich aber ofenbar keine Gedanken darüber gemacht, dass die Papierpersonalakten zunächst einmal in eine elektronische Form umgewandelt werden müssen. Übernehmen Beschäftigte des Dienstherrn das Einscannen der Personalakte nicht selbst, bedarf es einer Weitergabe der Akte an Dritte, gegebenenfalls außerhalb der Verwaltung. § 85 Abs. 4 LBG SH sieht aber ausdrücklich vor, dass Zugang zu Personalakten nur Beschäftigte haben dürfen, die mit der Bearbeitung von Personalangelegenheiten betraut sind und nur, soweit dies zu Zwecken der Personalverwaltung erforderlich ist. Danach dürfen Akten explizit nicht an Dritte außerhalb der Verwaltung weitergegeben werden. Datenschutzrechtliche Bestimmungen füllen Regelungslücke nicht Danach besteht eine geradezu absurde Situation: Die automatische Verarbeitung von Personalakten ist ausführlich geregelt (hier in § 92 LBG SH). Hinsichtlich der Umwandlung der darum geht es 1. Personalakten dürfen grundsätzlich automatisiert verarbeitet werden. 2. Sollen die Papierakten durch beauftragte Unternehmen eingescannt werden, bedarf es auch dazu einer gesetzlichen Grundlage. 3. Die Papierakte darf nach dem Einscannen nur vernichtet werden, wenn sichergestellt ist, dass deren vollständiger Inhalt sich nun in der elektronischen Akte beindet. 1 OVG Schleswig­Holstein 27.7.2016 – 2 MB 11/16 –, abgedruckt in diesem Heft ab S. 38. 2 Vgl. »Volkszählungs­Urteil« des BVerfG 15.12.1983 – 1 BvR 209/83 –, BVerfGE 65, 1 (41 ff.). 3 Vgl. Kunig in: von Münch/Kunig, GG, Art. 2 Rn. 42. 33

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